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1. Date Posted: July 22, 2023

The Hiring Process

Understanding the dynamics of the hiring process makes your career search less stressful and permits you to gain a strategic advantage when you need it. The way that one company goes about its hiring process can be vastly different from the way that another firm conducts its hiring process, so let's discuss this in only very general terms here. If you experience some of the phenomena listed below, relax. Things like unexpected delays, surprise silences and miscommunications with and among company bureaucracies are all common. The following, generally speaking, are the steps in an average hiring process:

1. The hiring manager requests a position be opened up or the hiring manager unilaterally creates the opening in order to fill a need, often urgently.

• The details of this position may be very specifically defined or loosely defined. Tightly specced jobs tend to cause "acceptable enough" candidates to not apply, while loosely specced jobs tend to produce a "shotgun approach" to recruitment, needlessly causing many people to apply for a job that they might never be seriously considered for by the employer.

• The firm may require a very detailed description of the position to comply with human resources policy, but at this early stage, the hiring manager might only have a very general idea of what might find perfectly acceptable. Time interviewing real people and seeing the scarcity of "perfect fits" is what ultimately will shape the employer's idea of what they absolutely need for the position, versus what is merely a "nice to have" aspect.

• The salary range stated may be based on the previous position holder's compensation package or by pay grades of similar employees at the firm, or it may be a rough guess of what such an employee might expect to be paid.

2. The requisition is approved, possibly after two or more signatures have been obtained. There now is officially a job opening.

3. The opening is made known to the world.

• Internal candidates within the department or corporation may apply for consideration, and even if they are not notably well qualified for that specific role, they may nevertheless be interviewed. The internal candidate might in fact be the best available candidate in the market at that moment, or the person might be someone championed by one or more departmental or corporate stakeholders and have some chance at the job. In some cases, the internal candidate is seen as the "default" choice against whom all external candidates would be judged and compared. Alternatively, the internal candidate might be seen as a fallback candidate in the event of no suitable external candidates being found. When there is such a hiring dynamic in action, often neither the internal candidate nor any external candidates would be clued in by the employer about the status of the internal candidate. So it might be possible for an internal candidate to believe that they are likely to get the job, when external candidates might be preferred. And external candidates might find that their process is taking much longer than expected, due to perhaps a pending offer being negotiated with the internal candidate.
  

• Advertisements might be placed, ether mentioning the name of the firm or anonymously. Some of these advertisements might be placed by recruitment firms whose staff are not trained as headhunters but more like initial filters of ad-response candidates. Advertisement focused recruitment firms typically send several dozens or hundreds of resumes to the employer, for further consideration.
  

• Executive search firms, which are recruitment firms that specifically recruit via the direct approach method (ie., headhunting), might be hired to seek out candidates who fill the exacting qualifications described not just in the job description, but also according to consultations with the hiring manager and HR manager. Typically the employer uses an executive search firm whose experienced recruiters contact and evaluate potentially suitable candidates at the client's competitors or near-competitors. The objective of an executive search headhunter is normally to produce between 3-10 highly targeted candidates, all of whom are believed to be strongly qualified for the vacancy, as well as being compatible with the business model and business mission of the client company.
  

• Salary ranges may be stated clearly, loosely or not at all. Numbers may need to be adjusted as the search advances.
  

• Company employees may contact industry friends and by "word of mouth," this opening may become well known within an industry. New candidates might pop up "out of nowhere," even at the last stage of a strong candidate's interview process. An unusually strong surprise candidate could stop the process for a person whom everyone expected was the #1 candidate for the job.
  

4.  Many candidates, qualified or not, send resumes, and a decision on each candidate is made, sometimes by a human, often by resume screening software.

• Usually, for any job posting, the vast majority of resumes received by an employer are from candidates whose backgrounds do not appear to fit the original job description. This is because some candidates apply for jobs in the hope of getting an interview at the firm for any good job, even if they do not believe that their qualifications fit the job specifications of that vacancy well. One party wants to be interviewed, while the other party is empowered to authorize only a minimum of interviews. Left alone, both sides can end up feeling frustrated, one feeling "Why don't you see how good I could be for your company?" while the other asks, "Why are you bothering me when you clearly have no experience with our posted vacancy?"
  

• The Human Resources Manager or Talent Acquisition Manager, typically a very overworked individual who may or may not be very familiar with each and every technical intricacy of the particular job posting, is usually the first person to see the incoming resumes. That person is expected to send forward only "appropriate" resumes to the hiring manager, who also has a scarcity of available time.
  

• The use of various resume screening HR software tools might be employed, especially in the case of sorting volumes of advertisement response candidates. Resume screening HR software frequently utilizes keyword searching. That technology might uncover an otherwise unnoticed and applicable candidate, or, just as easily, it might fail to notice a strong candidate simply due to the way that the person's resume might have been written. In general, such software is not "trained" to know every job or to understand the potential applicability of a particular person who has worked at different firms. It simply assigns a score to a resume based on a checklist of aspects that the employer might have stated as important. Because the software is normally not trained in the subtler aspects of every single vacancy for every single industry, company or market, it is possible that some good candidates might be scored lower than if they were scored by a knowledgeable human reader.
  

5.  The hiring manager, or a group of hiring authorities, have to settle on perhaps five to ten possible candidates, with probably two or three being contacted for an interview.

• Before this takes place, a phone or video interview may be requested. But the hiring manager may not call the candidate on the day that the candidate is told. This sometimes happens because when a hiring manager comes home, that person simply might feel too tired to conduct an important interview. Or the manager’s child came down with a cold. Or a customer suddenly called and kept the manager in a meeting until it was too late to call the candidate. And then the manager disappears, off overseas on business travel for a week. Sometimes scheduling phone or video interviews can be a maddeningly frustrating experience for candidates. These are real-world scenarios that can and do happen, but from a candidate's point of view, these events could produce negative feelings about the job, the hiring manager, or the company, or about one's realistic chances with that job opening.
  

• If a scheduled call does not take place as expected, do not panic or assume anything. A rescheduling or delay of an interview  is not meant as a personal offense or a snub. Sometimes these things just happen. Normally, when a company tells you they want to speak with you, it probably means that they actually do want to speak to you as soon as they can. Companies normally do not frivolously tell a candidate that they are interested in interviewing with them. However, how a company behaves during the interview process should be noted. Polite and considerate employers normally would want to keep candidates informed about sudden scheduling changes. A surprise change with no notice or explanation afterwards might make a candidate think twice about that treatment, justifiably.
  

6.  The interview takes place.

• Your Human Resources contact might be very well prepared to answer many or most of your questions, or, in this time when many companies outsource their Talent Acquisition function, your initial contact might not have been sufficiently prepped by management to answer all of your questions initially. In either case, be polite and let them take the lead.

• In general, the HR person is best used to answer specific questions regarding company policies, benefits, etc. The hiring manager should be the principal person to ask about the specific job, the department, the project, etc.
  

• At the very end of your first interview, companies may tell you that they would like to bring you back immediately for a second interview, or they may appear disinterested but call you in for a second interview later on in the week or a month later. Neither interview policy is any proof that you will be given a good offer or any offer at all. They may schedule all interviews for all candidates on one day and consequently appear hurried, abrupt or confused. In any case, don't worry.  Keep in mind that they actually may be more nervous than you.

• All that matters is that you try to do your best. Ask a lot of questions. Most caring hiring managers like to hear questions from candidates, because it suggests an active mind that is engaged in the company's needs. Silence usually just leaves question marks in the mind of the interviewer.

• If you are working with an executive recruiter (headhunter), the recruiter should be giving you timely feedback before, during and after your interview(s). If you have any questions that you do not want to ask the company directly, the headhunter should be able to provide that assistance.
  

7.  The decision on whom to hire.

• The hiring manager might what to hire you immediately, but one person in the decision-making process, who may include parallel managers, the hiring manager's boss, a department staff member, or an HR manager, may prefer another candidate. All these parties have different levels of political and budgetary weight, responsibility and authority, and it might take several weeks or even months for them to make up their minds. Moreover, they also have their own jobs to do, besides interviewing, and a pressing project or customer might cause the hiring manager to have to delay your decision.

• Additionally, during the course of the interviews it might become apparent that the original requisition might need to be changed.  In some cases, this event is no more complex than changing a single sentence or signature, while in other cases, it could require a hiring manager to lobby for more money or a even a staff restructuring – events that might trigger another round of internal or outside candidates to be interviewed or sought out.

8.  The offer.

• It may be just what you hoped for or better.

• Or it may be much lower than you expected. Sometimes unacceptably low offers are the result of miscommunication between a candidate and a company. Sometimes low offers represent the amount that a good alternative candidate would happily accept. Sometime low offers represent the highest range that the job is slated to pay, and sometimes, sadly, they represent a clumsy attempt by a company at negotiating.

9.  The follow-up to the offer. There may or may not be a renegotiation of compensation or titles. There may be several more interviews or none at all. Negotiations may be directly between a candidate and the hiring manager, or discussions may be done through intermediaries, such as recruiters or human resources personnel or a combination of these.


10.  The candidate starts at the new job.

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El proceso de contratación

Comprender la dinámica del proceso de contratación hace que la búsqueda de empleo sea menos estresante y le permite obtener una ventaja estratégica cuando la necesita. La forma en que una empresa lleva a cabo su proceso de contratación puede ser muy diferente de la forma en que otra empresa lo hace, por lo que aquí solo lo discutiremos en términos muy generales. Si experimenta alguno de los fenómenos que se enumeran a continuación, relájese. Son comunes los retrasos inesperados, los silencios sorpresa y los malentendidos con y entre las burocracias de las empresas. En términos generales, los siguientes son los pasos de un proceso de contratación promedio:

1. El gerente de contratación solicita que se abra un puesto o crea unilateralmente la vacante para cubrir una necesidad, a menudo urgente.

• Los detalles de este puesto pueden estar definidos de forma muy específica o de forma imprecisa. Los puestos con especificaciones muy estrictas tienden a hacer que los candidatos «suficientemente aceptables» no se presenten, mientras que los puestos con especificaciones imprecisas tienden a generar un «enfoque indiscriminado» en la contratación, lo que hace que muchas personas se presenten innecesariamente a un puesto para el que el empleador podría no tenerlas nunca en cuenta.

• Es posible que la empresa exija una descripción muy detallada del puesto para cumplir con la política de recursos humanos, pero en esta fase inicial, es posible que el responsable de contratación solo tenga una idea muy general de lo que podría considerarse perfectamente aceptable. El tiempo dedicado a entrevistar a personas reales y ver la escasez de «candidatos perfectos» es lo que, en última instancia, determinará la idea del empleador sobre lo que necesita absolutamente para el puesto, frente a lo que es simplemente un aspecto «deseable».

• El rango salarial indicado puede basarse en el paquete de compensación del titular anterior del puesto o en los niveles salariales de empleados similares en la empresa, o puede ser una estimación aproximada de lo que ese empleado podría esperar cobrar.

2. La solicitud se aprueba, posiblemente después de obtener dos o más firmas. Ahora hay oficialmente una vacante.

3. La vacante se da a conocer al mundo.

• Los candidatos internos del departamento o la empresa pueden presentar su solicitud y, aunque no estén especialmente cualificados para ese puesto específico, pueden ser entrevistados. De hecho, el candidato interno podría ser el mejor candidato disponible en el mercado en ese momento, o podría ser alguien respaldado por uno o varios departamentos o partes interesadas de la empresa y tener alguna posibilidad de conseguir el puesto. En algunos casos, el candidato interno se considera la opción «por defecto» con la que se compara y se evalúa a todos los candidatos externos. Por otra parte, el candidato interno puede considerarse un candidato de reserva en caso de que no se encuentre ningún candidato externo adecuado. Cuando se da esta dinámica de contratación, a menudo ni el candidato interno ni los candidatos externos son informados por el empleador sobre la situación del candidato interno. Por lo tanto, es posible que un candidato interno crea que tiene muchas posibilidades de conseguir el puesto, cuando en realidad se prefiere a los candidatos externos. Y los candidatos externos pueden encontrar que el proceso está tardando mucho más de lo esperado, debido quizás a que se está negociando una oferta pendiente con el candidato interno.

• Los anuncios pueden publicarse mencionando el nombre de la empresa o de forma anónima. Algunos de estos anuncios pueden ser publicados por empresas de selección de personal cuyo personal no está formado como cazatalentos, sino más bien como filtros iniciales de los candidatos que responden a los anuncios. Las empresas de selección de personal centradas en la publicidad suelen enviar varias docenas o cientos de currículums al empleador para su posterior consideración.

• Las empresas de búsqueda de ejecutivos, que son empresas de reclutamiento que reclutan específicamente mediante el método de enfoque directo (es decir, la caza de talentos), pueden ser contratadas para buscar candidatos que cumplan con los requisitos exigentes descritos no solo en la descripción del puesto, sino también de acuerdo con las consultas con el gerente de contratación y el gerente de recursos humanos. Por lo general, el empleador utiliza una empresa de búsqueda de ejecutivos cuyos reclutadores experimentados contactan y evalúan a los candidatos potencialmente adecuados entre los competidores o casi competidores del cliente. El objetivo de un cazatalentos de búsqueda de ejecutivos suele ser presentar entre 3 y 10 candidatos altamente seleccionados, todos ellos considerados muy cualificados para el puesto vacante, además de compatibles con el modelo de negocio y la misión empresarial de la empresa cliente.

• Los rangos salariales pueden indicarse de forma clara, imprecisa o no indicarse en absoluto. Es posible que haya que ajustar las cifras a medida que avanza la búsqueda.

• Los empleados de la empresa pueden ponerse en contacto con amigos del sector y, gracias al «boca a boca», esta vacante puede darse a conocer dentro del sector. Pueden aparecer nuevos candidatos «de la nada», incluso en la última fase del proceso de entrevistas de un candidato fuerte. Un candidato sorpresa inusualmente fuerte podría detener el proceso de una persona que todos esperaban que fuera el candidato número uno para el puesto.

4. Muchos candidatos, cualificados o no, envían sus currículums, y se toma una decisión sobre cada uno de ellos, a veces por una persona, pero a menudo mediante un software de selección de currículums.

• Por lo general, para cualquier oferta de trabajo, la gran mayoría de los currículums que recibe un empleador son de candidatos cuyos antecedentes no parecen ajustarse a la descripción original del puesto. Esto se debe a que algunos candidatos solicitan puestos de trabajo con la esperanza de conseguir una entrevista en la empresa para cualquier buen puesto, incluso si no creen que sus cualificaciones se ajusten bien a las especificaciones del puesto vacante. Una de las partes quiere ser entrevistada, mientras que la otra solo está facultada para autorizar un número mínimo de entrevistas. Si se les deja solos, ambas partes pueden acabar sintiéndose frustradas, una pensando «¿Por qué no ves lo bueno que podría ser para tu empresa?», mientras que la otra se pregunta «¿Por qué me molestas cuando es evidente que no tienes experiencia en la vacante que hemos publicado?».

• El director de Recursos Humanos o el director de Adquisición de Talento, normalmente una persona muy sobrecargada de trabajo que puede estar o no muy familiarizada con todas y cada una de las complejidades técnicas de la oferta de trabajo en cuestión, suele ser la primera persona en ver los currículos que llegan. Se espera que esa persona envíe solo los currículos «adecuados» al director de contratación, que también dispone de poco tiempo.

• Se pueden emplear diversas herramientas de software de RR. HH. para la selección de currículums, especialmente en el caso de clasificar grandes volúmenes de candidatos que responden a anuncios. El software de RR. HH. para la selección de currículums utiliza con frecuencia la búsqueda por palabras clave. Esa tecnología puede descubrir a un candidato aplicable que de otro modo pasaría desapercibido o, con la misma facilidad, puede pasar por alto a un candidato sólido simplemente por la forma en que se ha redactado su currículum. En general, este tipo de software no está «entrenado» para conocer todos los puestos de trabajo ni para comprender la aplicabilidad potencial de una persona concreta que ha trabajado en diferentes empresas. Simplemente asigna una puntuación a un currículum basándose en una lista de aspectos que el empleador puede haber indicado como importantes. Dado que el software no suele estar entrenado en los aspectos más sutiles de cada vacante para cada sector, empresa o mercado, es posible que algunos buenos candidatos obtengan una puntuación inferior a la que obtendrían si fueran evaluados por un lector humano con conocimientos.
  

5. El responsable de contratación, o un grupo de autoridades de contratación, tiene que decidir entre cinco y diez posibles candidatos, de los cuales probablemente se contactará con dos o tres para una entrevista.

• Antes de que esto ocurra, es posible que se solicite una entrevista telefónica o por videoconferencia. Pero es posible que el responsable de contratación no llame al candidato el día que se le ha indicado. Esto ocurre a veces porque, cuando el responsable de contratación llega a casa, puede que simplemente se sienta demasiado cansado para realizar una entrevista importante. O porque el hijo del responsable se ha resfriado. O porque un cliente ha llamado de repente y ha retenido al responsable en una reunión hasta que era demasiado tarde para llamar al candidato. Y entonces el responsable desaparece, se va de viaje de negocios al extranjero durante una semana. A veces, programar entrevistas telefónicas o por videoconferencia puede ser una experiencia muy frustrante para los candidatos. Se trata de situaciones reales que pueden ocurrir y de hecho ocurren, pero desde el punto de vista del candidato, estos acontecimientos pueden generar sentimientos negativos sobre el puesto, el responsable de contratación o la empresa, o sobre las posibilidades reales de conseguir ese puesto.

• Si una llamada programada no se produce como se esperaba, no se asuste ni dé nada por sentado. La reprogramación o el retraso de una entrevista no significa que se trate de una ofensa personal o un desaire. A veces estas cosas simplemente suceden. Normalmente, cuando una empresa le dice que quiere hablar con usted, probablemente significa que realmente quiere hacerlo lo antes posible. Las empresas no suelen decir a los candidatos que están interesados en entrevistarlos a la ligera. Sin embargo, hay que tener en cuenta cómo se comporta una empresa durante el proceso de entrevista. Los empleadores educados y considerados suelen querer mantener informados a los candidatos sobre los cambios repentinos en la programación. Un cambio sorpresa sin previo aviso ni explicación posterior puede hacer que un candidato se lo piense dos veces antes de aceptar ese trato, y con razón.

6. Se lleva a cabo la entrevista.

• Es posible que su contacto de Recursos Humanos esté muy bien preparado para responder a muchas o a la mayoría de sus preguntas, o, en esta época en la que muchas empresas externalizan su función de adquisición de talento, es posible que su contacto inicial no haya sido suficientemente preparado por la dirección para responder a todas sus preguntas inicialmente. En cualquier caso, sea cortés y deje que ellos tomen la iniciativa.

• En general, la persona de Recursos Humanos es la más indicada para responder a preguntas específicas sobre las políticas de la empresa, las prestaciones, etc. El responsable de la contratación debe ser la persona principal a la que preguntar sobre el puesto específico, el departamento, el proyecto, etc.

• Al final de su primera entrevista, las empresas pueden decirle que les gustaría volver a verle inmediatamente para una segunda entrevista, o pueden parecer desinteresadas, pero llamarle para una segunda entrevista más adelante en la semana o un mes después. Ninguna de estas políticas de entrevista es prueba de que te vayan a hacer una buena oferta o de que te vayan a hacer ninguna oferta. Es posible que programen todas las entrevistas para todos los candidatos en un solo día y, por lo tanto, parezcan apresurados, bruscos o confundidos. En cualquier caso, no te preocupes. Ten en cuenta que, en realidad, es posible que ellos estén más nerviosos que tú.

• Lo único que importa es que intentes dar lo mejor de ti. Haz muchas preguntas. A la mayoría de los responsables de contratación les gusta escuchar las preguntas de los candidatos, porque eso sugiere una mente activa que se interesa por las necesidades de la empresa. El silencio suele dejar interrogantes en la mente del entrevistador.

• Si trabajas con un reclutador ejecutivo (cazatalentos), este debería darte información oportuna antes, durante y después de tus entrevistas. Si tienes alguna pregunta que no quieres hacerle directamente a la empresa, el cazatalentos debería poder ayudarte.
  

7. La decisión sobre a quién contratar.

• Es posible que el responsable de contratación quiera contratarte inmediatamente, pero otra persona involucrada en el proceso de toma de decisiones, que puede ser un gerente paralelo, el jefe del responsable de contratación, un miembro del personal del departamento o un gerente de recursos humanos, puede preferir a otro candidato. Todas estas partes tienen diferentes niveles de peso político y presupuestario, responsabilidad y autoridad, y pueden tardar varias semanas o incluso meses en tomar una decisión. Además, también tienen sus propios trabajos que hacer, además de las entrevistas, y un proyecto o cliente urgente puede hacer que el responsable de contratación tenga que retrasar su decisión.

• Además, durante el transcurso de las entrevistas, puede que se haga evidente que es necesario modificar la solicitud original. En algunos casos, esto no es más complicado que cambiar una sola frase o firma, mientras que en otros puede requerir que el gerente de contratación solicite más dinero o incluso una reestructuración del personal, lo que podría dar lugar a otra ronda de entrevistas o búsqueda de candidatos internos o externos.

8. La oferta.

• Puede que sea justo lo que esperabas o incluso mejor.

• O puede que sea mucho menor de lo que esperabas. A veces, las ofertas inaceptablemente bajas son el resultado de una falta de comunicación entre el candidato y la empresa. Otras veces, las ofertas bajas representan la cantidad que un buen candidato alternativo aceptaría con gusto. En ocasiones, las ofertas bajas representan el rango más alto que se prevé pagar por el puesto y, a veces, lamentablemente, representan un torpe intento de negociación por parte de la empresa.

9. El seguimiento de la oferta. Puede haber o no una renegociación de la remuneración o los títulos. Puede haber varias entrevistas más o ninguna. Las negociaciones pueden ser directamente entre el candidato y el gerente de contratación, o las discusiones pueden realizarse a través de intermediarios, como reclutadores o personal de recursos humanos, o una combinación de ambos.

10. El candidato comienza en el nuevo trabajo.